DATE : 11/04/2022
Vous souhaitez organiser un séminaire ou un événement pour votre entreprise tout en confiant pour la première fois la gestion à une agence événementielle spécialisée?
N’ayez crainte ! Votre agence MADIBA vous indique ici les pré-requis d’un brief agence !
Un brief, aussi appelé cahier des charges ou demande de propositions, détaille toutes les informations nécessaires à l’élaboration du projet. C’est ce document que vous adressez à notre agence afin que le Chef de Projet dédié prenne en compte vos exigences, vos objectifs et votre budget, et réponde le plus précisément possible à vos demandes en termes d’organisation, sujet, lieu, etc.
La taille du brief n'est pas fixe ni déterminée. Cependant, plus complet il sera, plus la proposition sera précise et répondra au mieux à vos attentes. Qu'il s'agisse d'un e-mail, d’un appel téléphonique ou d'un PDF de 20 pages, ce sont les éléments que vous y indiquez qui comptent pour la réalisation optimale de votre événement.
Définissez le type de l'événement : est-ce un séminaire, un voyage de récompense ou un team building ? Lancement de produit ou anniversaire d'entreprise ? Souhaitez-vous réunir vos collaborateurs pour présenter vos vœux de fin d'année ou s’agit-il d’inviter vos clients à une célébration spécifique ?
Tout dépend du contexte de l'événement, des objectifs, des invités, des thèmes que vous avez peut-être déjà en tête, etc.
Afin de mieux cerner vos attentes, votre agence événementielle MADIBA a besoin de connaître votre entreprise. Par conséquent, il est important d'expliquer rapidement l'histoire de votre marque, votre expertise, la mission de votre entreprise, vos valeurs, vos défis, vos objectifs, etc. dans le brief. Plus vous fournirez de détails sur l'organisation de votre entreprise et le contexte de l’événement, mieux nous adapterons notre proposition.
Ces objectifs sont l'un des points les plus importants car ce sont eux qui légitiment la création et réalisation de l’événement.
Si les objectifs ne sont pas clairement définis, ils risquent de ne pas être atteints et les activités ne produiront pas les résultats escomptés.
Vous souhaitez remercier vos meilleurs collaborateurs ? Lancer un nouveau produit ? Mettre en avant les valeurs de votre entreprise ? Renforcer la cohésion de vos équipes ? Présenter les réalisations de l'année et/ou les objectifs de l'année à venir ? …
Définissez ce qui pousse votre entreprise à organiser cet événement et le message qu'elle souhaite transmettre aux invités.
La cible est le public que vous souhaitez inviter à votre événement : des collaborateurs/des clients/des partenaires commerciaux ?
Il est très important de définir précisément le nombre de participants. Tous vos collaborateurs seront présents ou une partie seulement ? quels sont les métiers représentés ? quelle est la moyenne d'âge ? est-ce une population sportive ?
Chaque détail que vous nous communiquerez a son importance et aidera nos chefs de projet à ajuster leurs propositions pour que votre séminaire correspondent parfaitement aux attentes de vos participants.
La date est un élément clé dans le positionnement de l’événement.
Il est important de connaître les échéances, les phases de production, les réunions déjà positionnées, afin d’éviter de planifier l’événement sur ces moments et garantir la disponibilité des invités.
Bien entendu les jours fériés, les vacances scolaires, les événements nationaux et internationaux sont à prendre en compte !
Où souhaitez-vous organiser cet événement ? Cette précision est essentielle, et nous pouvons orienter votre réflexion.
Tout d'abord, voulez-vous le réaliser dans vos propres locaux ? Si oui, le lieu est déjà tout trouvé, ainsi que le transport voire l'hébergement.
Si non, quelle destination vous attire/correspond à des impératifs de business ? Proche du siège social de votre entreprise, plus loin pour changer de cadre (France ou étranger) ?
Quelles sont les destinations des précédents événements ? Faut-il les exclure de la nouvelle recherche ou au contraire souhaitez-vous renouveler l’expérience ?
Si vous n’êtes pas arrêté sur une destination en particulier, réfléchissez par « zones » : chaudes, froides, en France, en Europe… notre équipe de chefs de projet vous conseillera.
Pensez à préciser à votre chef de projet dédié si vous avez des souhaits précis : hôtel traditionnel, hébergement insolite, nombre de salles de réunion nécessaires…
Avec ces détails nous vous fournirons une proposition détaillée répondant au maximum à vos critères.
Un budget est indispensable pour orienter nos recherches. Avec cette indication nous pouvons alors vous proposer des prestations adaptées.
Sans budget, établir des propositions cohérentes et complètes est impossible.
Le chef de projet pourra vous indiquer si votre budget est en corrélation avec les prestations que vous envisagez.
Astuce : établir un budget « par personne » permet de mieux se projeter dans l’élaboration de votre budget global.
Enfin, si vous avez déjà réalisé des événements, il est important de nous communiquer le détail de ceux-ci (type/destination/format…) en indiquant ce que vous avez aimé ainsi que les éléments dérangeants.
Plus notre équipe aura de détails, plus les propositions seront adaptées à vos souhaits, à vos demandes spécifiques et à votre budget.
Votre agence événementielle MADIBA et son équipe, sont à votre disposition pour étudier toutes vos demandes de séminaires et événements d’entreprise (de plus de 20 personnes).
Expert depuis plus de 20 dans le tourisme d'affaires, l'organisation d'événements & les activités incentives, votre agence MADIBA vous accompagne dans vos projets de séminaires, voyages et événements en France et à l’étranger.
Demande de devis gratuit et d'informations complémentaires sur www.madiba.fr ou par téléphone au : 04.91.543.543
