DATE : 23/11/2015
Devenu incontournable au sein de l’entreprise et du monde professionnel, le séminaire contribue à l’apport de nombreuses vertus au sein d’une entité, d’une entreprise ou d’une équipe professionnelle. En rassemblant ses collaborateurs dans un cadre extérieur au lieu de travail (hôtel, domaine, stade), le manager sollicite ces derniers pour plusieurs raisons : les féliciter, faire le bilan d’une période donnée, ou encore, pour exposer les objectifs à venir.
Mais le séminaire va bien au-delà de la simple rencontre entre employés et dirigeants d’une même entreprise ; il est désormais source de création de liens entre ces derniers. En effet, grâce à la mise en place d’activités annexes d’Incentive ou de Team Building, les différents acteurs sont confrontés à diverses situations, mettant alors à l’épreuve leur esprit d’esprit et leur sens de la cohésion. En se sentant valorisés et impliqués, les participants sortiront grandis de cet événement.
Expert depuis 20 ans dans la création, l’organisation et l’accompagnement d’évènements Incentive, Madiba vous offre quelques conseils pour faciliter la mise en place de vos futurs séminaires :
1 – Prévoir à l’avance
“Prévoir rend le pas assuré.”
En prévoyant votre évènement entre 3 et 5 mois à l’avance, vous bénéficierez de plus de temps et de souplesse pour rassembler tous les éléments nécessaires au bon déroulement de votre séminaire.
2 – Etablir vos objectifs
Renforcer la cohésion votre équipe ? Obtenir des retours d’expérience ? Résoudre un problème lié à votre entreprise ? Nombreux sont les objectifs que peut comporter votre séminaire ; pensez donc à bien les déterminer en amont et de veiller à pouvoir les traiter de manière efficace lors de votre rassemblement.
3 - Spécifier la durée du séminaire
En fonction de vos attentes et de vos objectifs, votre séminaire devra s’étendre sur plusieurs jours. Pensez aux participants ayant fait de la route en prévoyant un logement ou une chambre pour les nuitées engendrées. La durée moyenne de nos séminaires varie entre 2 et 5 jours.
4 – Définir votre budget
En budgétisant au préalable votre projet, vous apportez un cadre nécessaire à l’élaboration de celui-ci. Cela vous permettra de mieux sélectionner le lieu, les prestataires ou encore les « plus » apportés aux participants.
5 - Déterminer un lieu accessible à tous
Qu’il s’agisse d’un hôtel prestigieux, d'une station balnéaire ou d’autres établissements plus abordables par exemple, le lieu doit être en adéquation avec l’identité de votre société et du standing que vous souhaitez véhiculer. Veillez au fait que le lieu se doit d’être accessible par l’ensemble des participants : pour y accéder, s’y garer (si nécessaire) ou pour s’y déplacer en son sein (dans le cadre de travailleurs handicapés).
6 – Sélectionnez la date pour votre évènement
Il est recommandable de choisir une date favorisant le plus haut taux de participation de la part des personnes conviées. En fonction de votre budget ou du lieu choisi, la question de basse ou haute saison entrera également en ligne de compte.
7 – Choisir vos participants et leur nombre
L’équipe dirigeante, une unité commerciale, un service entier, vos clients les plus fidèles… A vous de déterminer quels sont les participants que vous souhaitez avoir lors de votre séminaire. Faites en sorte que votre lieu puisse accueillir aisément l’ensemble des personnes conviées. Madiba organise et encadre des séminaires pouvant aller jusqu’à 500 personnes !
8 – Optimiser votre temps
Planifier le déroulement de votre séminaire est essentiel. Pensez aux diverses pauses nécessaires à la bonne concentration des participants ainsi qu’à la durée des activités ou des repas.
9 – Prévoir des activités annexes
Les activités dites de « Team Building » permettent de faire souffler les participants et de les couper quelques instants du cadre du travail. En mettant en place un Challenge multi-activités ou la découverte de lieux insolites, Madiba prendra le soin de vous accompagner parfaitement dans vos différentes démarches, visant à renforcer la cohésion d’équipe des personnes présentes, par exemple.
10 - Déterminer les besoins
Si vous souhaitez présenter un film corporate ou l’évolution de vos chiffres via un PowerPoint, un rétroprojecteur et une salle adaptée seront peut être nécessaires. Il est donc important de penser à tous les éléments indispensables au bon déroulement du séminaire : Wi-Fi, petits déjeuners, climatisation etc.
Madiba est à votre écoute et vous apporte son expertise à tout moment.
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